La gestión de proyectos y equipos es, sin duda, una de las partes más complicadas para las empresas, sobre todo cuando hay cierta incertidumbre, complejidad y volatilidad en los entornos de trabajo. Por ello, la optimización de recursos, del tiempo, la coordinación de los miembros del equipo y la asignación de tareas requiere de un buen criterio para su implementación. Una metodología enmarcada en las metodologías ágiles que más éxito tiene es la metodología Scrum.
Aunque el término Scrum proviene del rugby, haciendo referencia a una estrategia que consiste en adoptar una formación fija para conseguir el balón y volver a ponerlo en juego tras una falta, a lo largo de los años se ha utilizado como una metáfora del trabajo en equipo que permite la reacción y la adaptación al cambio, pues los jugadores trabajan juntos para lograr un objetivo común: intentar ganar el partido.
Cuando hablamos de Scrum nos referimos a un tipo de metodología ágil que se caracteriza por un conjunto de prácticas regulares con entregas incrementales de un producto para obtener el mejor resultado posible. Pero veámoslo en profundidad.
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¿Qué es la metodología Scrum?
En el ámbito empresarial, Scrum es una metodología que ayuda a los equipos a aprender y organizarse en base a las experiencias, a la vez que aborda los problemas e invita a reflexionar sobre cada éxito o fracaso. Pero ¿cómo lo hace?
Pues bien, la metodología Scrum es un proceso para llevar a cabo un conjunto de tareas de forma regular con el objetivo principal de trabajar de manera colaborativa, es decir, fomentando el trabajo en equipo.
Con este método lo que se pretende es alcanzar el mejor resultado de un proyecto determinado, por eso se basa en una estructura de desarrollo incremental, lo que significa que cualquier producto o servicio se desgrana en pequeños proyectos divididos en distintas etapas que abarcan análisis, desarrollo y testing.
En Scrum se van realizando entregas parciales y regulares del producto final de manera prioritaria y en función del valor y el beneficio que ofrecen al cliente. Por este motivo, es una metodología especialmente indicada para abordar proyectos complejos desarrollados en entornos dinámicos, con requisitos cambiantes y en los que la innovación es protagonista, la flexibilidad un requisito imprescindible y la rapidez esencial a la hora de ejecutar los resultados.
Roles de trabajo en la metodología Scrum
Para que este método sea posible es necesario el concepto de equipo de trabajo. Dentro del mismo, los distintos miembros asumen unas responsabilidades definidas por la propia metodología en función del rol desempeñado por cada uno de ellos.
- Product Owner: es el responsable de que el valor del producto vaya incrementando y su mirada está siempre puesta en el cliente y en el trabajo que el equipo desarrolla. Los Product Owners maximizan el valor del producto al representar y expresar la voz del cliente a lo largo de la duración del proyecto, pues son los encargados de conocer sus necesidades y motivaciones para cumplir con sus expectativas. También es la persona encargada de fijar el objetivo de manera clara.
- Scrum Master: es el responsable del trabajo del equipo, quien consigue que se sigan los valores y las prácticas de Scrum, por tanto, es el encargado de lograr la efectividad del Scrum Team. Además, ayuda a los miembros para que trabajen de forma autónoma y organizada, eliminando los obstáculos que puedan poner el riesgo el objetivo. Es, en definitiva, como el entrenador que estimula y motiva al equipo creando un entorno colaborativo para que se alcancen las metas definidas.
- Scrum Team o equipo de desarrollo: es el equipo o grupo de profesionales encargado de desarrollar y entregar el incremento de valor en el producto. Se trata de una estructura horizontal autoorganizada que realiza el trabajo y debe estar disponible a tiempo completo.
Metodología Scrum: ¿cómo funciona?
En el marco de trabajo Scrum, los miembros de un equipo multidisciplinar colaboran en el desarrollo de un producto que sea válido desde sus primeras versiones. Para lograr esta rápida y continua entrega de valor los equipos trabajan en ciclos de ejecución muy cortos (normalmente entre una y cuatro semanas) que se denominan sprints y que tienen un objetivo muy claro.
Un sprint es un mini proyecto de no más de un mes cuyo objetivo es conseguir un incremento de valor en el producto que se está construyendo. Cada sprint, a su vez, cuenta con una definición clara y una planificación, que es lo que ayudará a lograr las metas marcadas en el tiempo establecido y con la colaboración de todo el equipo.
Los sprints como núcleo de trabajo de la metodología Scrum
El primer paso para alcanzar estos objetivos es la reunión de planificación, una sesión en la que participa todo el equipo Scrum y que pone en marcha el sprint: ¿qué se va a entregar?, ¿cómo se va a realizar el trabajo? Estas cuestiones son resueltas por los distintos miembros, teniendo en cuenta el rol que desempeña cada uno.
Una vez que el sprint ha comenzado es importante que cada miembro se asegure de que no se realizan cambios que hagan peligrar el objetivo, que se mantengan siempre los estándares de calidad y que el equipo trabaje conjuntamente para ajustar cada detalle de lo planificado anteriormente.
Al final de cada srpint se organiza una sesión de revisión del trabajo realizado por parte del Product Owner, o incluso del propio cliente, para dar feedback al equipo de trabajo. En esta reunión se identifica lo que se ha cumplido y lo que no respecto a lo acordado inicialmente, se detectan los problemas y se expone cómo se resolvieron y el propietario del producto decide si se acepta como válido.
La importancia de las reuniones en la metodología Scrum
Las reuniones son el pilar fundamental de la metodología Scrum, en la que se distinguen reuniones diarias, de planificación, de revisión o, las más importantes: de retrospectiva, que se realizan después de haber terminado el sprint.
Al igual que todas las metodologías ágiles buscan la mejora continua en la forma en la que el equipo se relaciona durante el proceso de desarrollo del proyecto, en Scrum la sesión de retrospectiva es idónea para ello. Se trata de una oportunidad para que el equipo reflexione, comparta sus impresiones y propuestas de mejora en el avance del proyecto e identifique las lecciones aprendidas.
A modo de resumen, Scrum es la disciplina que se mueve por los conceptos de innovación, flexibilidad, competitividad y productividad, logrando potenciar cuatro de las principales demandas de la industria laboral: valor, reducción del tiempo, agilidad y fiabilidad, implementando el trabajo en equipo y la resolución de problemas conjuntos para obtener el mejor resultado en cada proyecto.
Fases de la metodología Scrum
La metodología Scrum pasa por una serie de fases que hacen posible que se lleve a cabo el proyecto con éxito.
Fase 1: Planificación o Product Backlog
El proceso comienza con la elaboración del llamado Product Backlog, un archivo que recoge información breve y detallada sobre el proyecto que se va a desarrollar (conjunto de tareas, requerimientos, funcionalidades, etc.) y que es necesario para arrancar con el primer sprint.
Con el método Scrum no es necesario definir todos los objetivos al comienzo del proyecto, sino que este documento puede irse modificando según vaya avanzando el trabajo y de acuerdo con el aprendizaje que se vaya adquiriendo en el desarrollo del producto.
Fase 2: Ejecución o Sprint
En esta etapa de desarrollo es donde entran en juego las interacciones del proceso o sprints, es decir, las entregas regulares y parciales del producto final. La estrategia va orientada a gestionar y normalizar los errores que puedan aparecer en desarrollos demasiado largos a través de reuniones frecuentes que aseguren el cumplimiento de los objetivos marcados.
Fase 3: Control o Burn Down
Todas las acciones que se realicen deben tener un control. El Burn Down es la fase en la que se mide el progreso de un determinado proyecto, se marca su estado y evolución y se indican las tareas y los requerimientos pendientes de ser tratados.
Así que, si todavía no has implementado la metodología Scrum en tu equipo de trabajo, ¡es el momento idóneo para hacerlo!