Mano de una mujer manejando un ordenador portátil

Smart working: qué es y cómo aplicarlo

Índice

La pandemia atravesó, inevitablemente, todos los ámbitos de nuestra vida, y algunos de los cambios que llegaron lo hicieron para quedarse. En el plano laboral, mientras muchas empresas debaten sobre cómo volver a la normalidad, otras han transformado su modelo de trabajo y se han lanzado a escenarios innovadores, como es el caso del smart working.

Y es que, en plena transformación digital, no solo ha cambiado la forma de relacionarse de las personas, sino que también la manera de entender el trabajo y de trabajar se ha visto afectada. Es en este momento cuando las empresas deben adaptarse a los cambios para conseguir trabajadores productivos, motivados y satisfechos.

¿Qué es el smart working?

Actualmente, el smart working está marcando la forma de trabajar y, aunque muchas personas lo asocian directamente con el teletrabajo, que es uno de los elementos claves de esta nueva modalidad, es mucho más que eso.

El smart working nace como un nuevo modelo de trabajo que une el teletrabajo y las nuevas tecnologías para ofrecerle al trabajador todas las herramientas posibles para desarrollar la máxima eficiencia. Cuando se habla de smart working se hace referencia a dotar al empleado de los recursos necesarios para que pueda desempeñar su labor de forma completamente autónoma.

De esta forma, esta modalidad abandona el modelo de trabajo tradicional basado en el cumplimiento de horas en un puesto de trabajo concreto. En su lugar, se genera una confianza entre la empresa y el empleado para proporcionarle a este último todas las facilidades que necesite para llevar a cabo su tarea libremente. Así, lo que pretende el smart working no es que el trabajador trabaje un número determinado de horas, sino que cumpla con ciertos objetivos.

En resumen, el smart working es una metodología de trabajo basada en la confianza en el trabajador, aunque también resulta de gran trascendencia que los empleados conozcan a la perfección cuáles son sus objetivos.

Mujer sentada en el suelo frente a un ordenador escribiendo en una libreta

Cómo aplicar el smart working

A pesar de que en los últimos años ha adquirido bastante protagonismo, según datos del INE (Instituto Nacional de Estadística) en España solo el 27% de las compañías permiten a los empleados el trabajo a distancia.

Como se puede apreciar con estos datos, son pocas las empresas que deciden incorporar el smart working en su día a día, pero es tan sencillo como tener en cuenta los tres pilares básicos en los que se basa esta fórmula de gestión empresarial: movilidad y flexibilidad horaria, el trabajo en equipo y el uso de las nuevas tecnologías.

Pero es importante tener en cuenta que esta modalidad no es aplicable a todos los puestos de trabajo. Debido a la deslocalización y a la libertad de horarios, muchos de los trabajos más tradicionales o de cara al público tienen limitaciones a la hora de implantarlo. Por eso se habla de una tendencia al alza en los empleos asociados a oficinas que se pueden desplazar a cualquier lugar sin perjudicar el desarrollo del trabajo.

La implantación de esta innovadora metodología de trabajo propone una gestión más eficiente de las personas y busca no sólo aumentar la productividad, sino también la satisfacción y el talento a través de conciliación, pero supone un reto tanto para las empresas como para la plantilla, entre quienes se necesita una perfecta coordinación.

Características del smart working

Al hablar de smart working hay quienes piensan automáticamente en el teletrabajo. No obastante, hay que aclarar que, aunque este sea uno de los pilares fundamentales de esta nueva modalidad, el teletrabajo no es el único aspecto que lo determina. A continuación, se detallan alunas características generales que determinan qué es y cómo se aplica el smart working.

Movilidad y deslocalización

Aunque está muy vinculada con el teletrabajo, la movilidad es uno de los elementos principales del smart working, donde el trabajador podrá decidir dónde quiere trabajar: desde su casa, desde un despacho, una cafetería, etc.

Muchos trabajadores que adoptan el modelo de teletrabajo lo hacen dentro de unos horarios determinados y asociados a un espacio concreto (generalmente en casa). Sin embargo, en el caso del smart working se superan estas limitaciones, ya que el empleado puede trabajar desde su casa si quiere, pero también puede hacerlo en cualquier otro lugar, en un sitio distinto cada vez y en cualquier momento del día, siempre y cuando cumpla los objetivos a tiempo. Es decir, el trabajador smart no solo teletrabaja, sino que además tiene movilidad y libertad absoluta.

Dos mujeres sujetando un ordenador portátil y un cuaderno de notas sentadas en un banco

Libertad y flexibilidad de horarios

Otra de las características que definen el smart working y que lo diferencian del trabajo tradicional es la libertad y flexibilidad de horarios. Gracias a esta organización del trabajo, el empleado smart no tiene que cumplir un horario, puede desarrollar sus obligaciones en el tiempo que sea necesario y de la forma que estime oportuna, siempre cumpliendo con los objetivos requeridos por la empresa.

Con el trabajo a distancia, sin limitaciones y con todos los recursos necesarios disponibles, el trabajador puede organizarse según sus necesidades y capacidades, lo que le permite disponer de la organización laboral que más le interese.

Todo ello repercute positivamente en el rendimiento profesional, ya que le permite una mejor conciliación de la vida laboral, personal y familiar, algo valorado muy positivamente por los trabajadores.

Trabajo por objetivos

Otra característica fundamental del smart working es que se trata de una modalidad que adopta por completo el trabajo por objetivos. De hecho, tanto la deslocalización como la libertad de horarios solo son posibles gracias a que lo que se pide al empleado son tareas vinculadas a objetivos concretos. Mientras que el trabajador cumpla con sus objetivos en la forma y tiempo establecidos, es posible aplicar el resto de características propias del smart working.

Teletrabajo o trabajo a distancia

Los empleados que traban en un modelo de smart working son teletrabajadores, es decir, no tienen la obligación de desplazarse hasta una oficina o un puesto de trabajo tradicional, sino que pueden desarrollar su labor donde ellos escojan libremente.

El trabajo a distancia es factible gracias a las tecnologías y los avances tecnológicos, que permiten optimizar el tiempo y los recursos y reducir costes, por ejemplo, en tiempo y desplazamientos. Para ello son necesarias herramientas como chats internos o un portal para el empleado.

Tecnología

Sin duda, la clave del smart working está en la tecnología, principalmente en disponer de un ordenador con conexión a Internet, que es lo que va a permitir la deslocalización y la flexibilidad para tener acceso a todo tipo de archivos, documentos e información en cualquier lugar y momento del día.

Para poder aplicar esta modalidad la digitalización es esencial. Es importante que la empresa se deshaga de todas las herramientas, programas y recursos que no puedan estar alojados en la nube para que el trabajador pueda desarrollar su tarea de forma independiente al lugar en el que se encuentre y exprimir al máximo sus capacidades.

Ventajas y desventajas del smart working

A grandes rasgos, se puede decir que el smart working presenta más ventajas que inconvenientes, lo que explica que cada vez sea un modelo más generalizado y presente en sectores de diversas tipologías en los que puede aplicarse.

  • El smart working es un modelo de trabajo basado en la consecución de resultados, lo cual supone una motivación extra para los empleados incrementando su eficiencia y motivación, ya que pueden valorar de forma más objetiva sus logros.
  • Mejora la calidad de vida de los trabajadores que pueden acceder a este modelo de trabajo, ya que pueden disponer de su tiempo libremente y organizarlo de la forma que consideren más adecuada para su vida diaria.
  • Reduce los costes asociados al trabajo. Por ejemplo, gracias al teletrabajo, evita los desplazamientos hasta la oficina, y también los gastos asociados a los alquileres, material de oficina y a las dietas y comidas fuera de casa.
  • La implementación del smart working es una manera de fomentar el talento. Gracias a la deslocalización de los puestos de trabajo, encontrar un talento alejado de la sede central ya no es un impedimento para contratar personas valiosas para la organización.
  • Facilita la formación de equipos de trabajo multiculturales y multidisciplinares, lo que aumenta la diversidad en la empresa y aporta diferentes perspectivas.

Sin embargo, el smart working también presenta ciertos límites o debilidades en su aplicación, y es ahí donde se ven sus principales inconvenientes.

  • El correcto funcionamiento de esta modalidad dependerá de que las compañías sepan proveer a sus empleados de la formación y las herramientas tecnológicas necesarias para el desempeño óptimo de sus funciones.
  • Es más probable que se produzca un aumento en las distracciones y el aislamiento de los equipos de trabajo, fruto de la deslocalización y la libertad en la movilidad. Además, es habitual que los trabajadores sientan cierta falta de jerarquía derivada de la ausencia de supervisión directa si no se mantiene una comunicación fluida entre los miembros.
  • Los trabajadores deben comprometerse a mantenerse al día de las nuevas tecnologías y favorecer la comunicación para evitar el aislamiento del equipo, además de perfeccionar sus habilidades de autogestión para cumplir con los objetivos.
  • Y el principal problema de esta tendencia es la falta de un marco regulador, lo que en ocasiones genera reticencias por parte de los empresarios. La legislación laboral en España sobre el smart working es muy reducida y solo establece una serie de generalidades, dejando cabos sueltos y vacíos legales que pueden producir problemas futuros.

La evolución natural del mundo laboral, el creciente deseo de los trabajadores de mejorar sus condiciones laborales y los avances tecnológicos son la clave en el futuro de la gestión empresarial, por eso empujan a las organizaciones a buscar nuevos métodos de gestión. Sin embargo, la aplicación de metodologías como el smart working dependen del esfuerzo conjunto de empresas y empleados.

Y tú, ¿has aplicado el smart working en tu empresa?

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