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Las mejores apps para organizarse

Índice

Bajo el concepto Getting Things Done (GTD), un método de organización de tareas para mejorar la productividad desarrollado por David Allen, ha surgido la necesidad de organizar y hacer el seguimiento de las actividades de una manera más eficiente para aprovechar el tiempo al máximo.

Si no nos organizamos bien, es fácil perder el control de todo lo que debemos realizar cada día en el trabajo o en el hogar, ya sean fechas de entrega en la oficina, reuniones, citas médicas… Sin embargo, la tarea de organizarse no debería suponer un problema, y mucho menos ocupar un gran porcentaje de nuestro tiempo.

Con el objetivo de facilitar la planificación de nuestras actividades, cada vez son más las aplicaciones que, con funciones y herramientas diseñadas para crear listas de tareas con recordatorios o establecer rutinas de trabajo, nos ayudan a mantener el orden en nuestra vida de manera automatizada.

Aplicaciones para organizar el día a día

A las jornadas de trabajo hay que sumarles los compromisos sociales, las tareas personales y otro tipo de actividades que necesitamos ubicar en fecha y hora para no olvidarnos de ellas. Esta actividad puede ser sencilla si utilizas un teléfono móvil, una tablet o un ordenador gracias a una amplia variedad de aplicaciones que nos permiten sacar provecho de la tecnología y utilizarla para organizar nuestras responsabilidades.

Google Calendar

El calendario de Google cuenta con la ventaja de estar asociado a la cuenta de Google, lo que permite sincronizar la información y acceder a ella desde cualquier dispositivo.

Esta aplicación permite configurar citas recurrentes, personalizar el tipo de notificación a recibir para avisar de los próximos eventos o establecer alertas a modo de recordatorios. Además, se pueden crear retos personales para los que el propio calendario se encarga de encontrar un hueco libre en la semana.

Otra de las particularidades de Google Calendar es que añade automáticamente los correos desde la cuenta de correo de Gmail, por lo que ni si quiera es necesario salir de una aplicación y entrar en otra para configurar eventos o citas próximas.

En definitiva, es una de las aplicaciones más completas para organizar el día a día.

Google Calendar

 

Google Keep

Con más de 50 millones de descargas, Google Keep es una de las aplicaciones de listas y notas más populares del mercado gracias a la posibilidad de integrarse con el resto de servicios de Google.

Es una buena opción para organizar las tareas del día a día de manera sencilla y eficiente porque permite crear tareas y listas de tareas, añadir etiquetas para organizar los contenidos que se van almacenando, agrupar las tarjetas por colores, compartir las tareas con nuestros contactos y fijar las notas más importantes en la página de inicio para tenerlas presentes en todo momento.

A su vez permite crear recordatorios rápidos de los que se pueden recibir notificaciones posteriormente para evitar posibles olvidos, así como crear alertas que se sincronizan con Google Calendar. Además, si necesitas ahorrar un poco de tiempo, no es necesario que recurras al teclado ya que la app ofrece la posibilidad de grabar un audio que queda transcrito al instante.

Google Keep

 

Trello

Trello es la aplicación por excelencia para ejecutar proyectos en equipo con la mayor precisión posible. Se basa en la organización de tareas o actividades compartidas por un equipo de trabajo a través de un formato de tableros, columnas y tarjetas. Además, cada tarjeta puede ser personalizada, lo que hace más práctica la organización.

Cada proyecto, tanto laboral como de la vida cotidiana, requiere la creación de un tablero. Dentro de él se colocan las listas, que proporcionan una visión completa de cada proyecto. Los artículos que componen las listas se denominan tarjetas, y éstas son las que detallan la tarea a realizar y sus especificaciones mediante descripciones, notas, fechas límite, archivos adjuntos, checklists, etiquetas por colores, miembros o fechas de vencimiento.

Tanto la versión del navegador como la aplicación se pueden descargar de manera gratuita en cualquier dispositivo, pero también existe una modalidad de pago que proporciona una mayor capacidad de almacenamiento. Además, con Trello se puede trabajar sin conexión, aunque los tableros se sincronizarán automáticamente cuando estemos conectados a Internet.

La plataforma está ligeramente inspirada en la metodología Kanban, desarrollada como una forma de mejorar la flexibilidad manteniendo en un nivel elevado la producción a través de la visualización del trabajo y evitando la acumulación de tareas pendientes.

Trello

 

Evernote

Evernote proporciona todo lo necesario para organizarnos en cualquier ámbito gracias a su toma de notas, planificación de proyectos, formas sencillas de encontrar información relevante… Es una solución capaz de recopilar todo en un mismo sitio.

Mediante su aplicación, compatible con cualquier dispositivo, podemos crear, gestionar y organizar tareas y recordatorios, guardar notas importantes, crear listas, programar citas en el calendario, categorizar ideas, notas y datos, e incluso tiene la capacidad de adjuntar fotos, vídeos o documentos de Word o PDF a las listas de tareas.

Entre las múltiples funciones de Evernote destacan la capacidad para guardar información relevante encontrada en Internet, ya sean páginas enteras o solo una parte, el escaneo de documentos (tarjetas de visita, facturas, recibos, etc.) y su tecnología de reconocimiento de texto escrito a mano, líder en el sector, que encuentra palabras escritas manualmente en todo lo que se capture con su escáner, ya sean notas en papel, pizarras o pósits.

A pesar de que la modalidad gratuita Evernote Basic es muy completa, dispone además de Evernote Premium y Evernote Business.

Evernote

 

Todoist

Una de las aplicaciones más populares para gestionar tareas desde el móvil es Todoist, un planificador inteligente que destaca por sus posibilidades de organización. No solo podemos crear tareas con un par de clics, sino que tenemos la posibilidad de gestionar proyectos diferenciados para asignarles tareas concretas y configurarlos con el formato de vista o panel, según nos resulte más cómodo.

Las tareas que se van completando en el día a día van sumando logros en la aplicación, de manera que se pueden establecer objetivos diarios y semanales para poder visualizar los niveles de productividad.

Además, Todoist permite la vinculación con un gran número de aplicaciones como Gmail, Google Calendar o Trello para que podamos tener toda nuestra actividad en un mismo lugar.

Se puede utilizar esta aplicación de forma gratuita en sus versiones móviles para iOS y Android, versión web y extensión para el navegador.

Todoist

 

TickTick

Como ya hemos comentado, organizar todas las actividades de los diferentes ámbitos de nuestra vida es una tarea difícil, pero con TickTick podemos crear listas para cada uno de ellos (trabajo, estudios, hogar, listas de deseos…), ordenarlas según su prioridad y organizarlas por colores sobre un calendario anual para saber qué es lo primero que debemos hacer sólo con un vistazo.

Crear tareas es muy fácil, además, podemos hacerlo a través del asistente de voz del móvil si queremos ahorrar tiempo. También podemos incluir en las tareas todo tipo de detalles, recordatorios, fecha de finalización y orden de prioridad.

Con esta aplicación, además de organizar las tareas, podemos sincronizarlas con otras personas para, por ejemplo, conocer los huecos libres para concertar una reunión, organizar una escapada con los amigos o la familia o establecer la mejor hora para realizar cualquier actividad en grupo. Todo ello estableciendo plazos y periodos de tiempos determinados que enviarán una alerta a los usuarios para avisarles de la fecha límite de cada una de las tareas.

Disponible en versión móvil y escritorio, TickTick nos permite gestionar toda nuestra agenda desde cualquier lugar.

TickTick

 

Do It (Tomorrow)

Do It Tomorrow, basada en el dicho “no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”, se caracteriza por la sencillez y la inmediatez, por eso únicamente permite organizar el día actual y el día siguiente.

Es posiblemente la opción más simple, pero es así porque ha sido diseñada para que aquellos usuarios que tienen una agenda clásica en papel puedan acceder a ella de forma digital. La interfaz imita la apariencia de una agenda física, mostrando una página para el día de hoy y otra para el de mañana, así que es ideal para centrarnos en esas citas o tareas próximas que debemos recordar y olvidarnos de las que no nos corren tanta prisa.

Si no llegamos a cumplir las actividades del día, la aplicación nos da la opción de posponerlas para el día siguiente, con lo que siempre estaremos actualizados y nunca pasaremos ninguna tarea por alto. Además, es muy sencillo hacer modificaciones o borrar las tareas que ya hemos completado, por lo que resulta la opción ideal para quienes buscan la sencillez y disponen de poco tiempo para configurar aplicaciones.

Además de la versión web, Do It Tomorrow también cuenta con apps para iOS y Android.

Do It Tomorrow

 

Aplicaciones que favorecen la concentración

Hasta aquí hemos visto aplicaciones que nos ayudan a organizarnos para cumplir con todas las tareas diarias que tengamos pendientes, pero ¿qué pasa si tenemos cada actividad organizada y no somos capaces de concentrarnos para finalizarlas en los plazos establecidos?

La concentración es fundamental para ser eficientes en el desempeño de cada tarea, y para ello también hay algunas aplicaciones con diferentes funcionalidades que pueden resultar muy útiles.

SaneBox

Según un estudio publicado por Microsoft, en promedio pasamos el 28% de nuestra jornada laboral revisando la bandeja de entrada del correo electrónico, un motivo evidente de distracción que impide la concentración y el cumplimiento de las tareas de forma continuada, afectando directamente a nuestra productividad.

SaneBox nos ayuda a organizar nuestro correo electrónico gracias a la Inteligencia Artificial, que logra que solo los correos importantes permanezcan en nuestra bandeja de entrada. De esta manera podemos enfocarnos en las tareas que son primordiales mientras la aplicación filtra los correos sin importancia para evitar nuestra distracción.

Otras funciones incluidas son la cancelación automática de suscripciones, un resumen de los boletines informativos recibidos y el rescate de correos enviados a la bandeja de spam pero que realmente pueden ser útiles.

SaneBox

 

Focus Booster

Focus Booster considera que cada interrupción nos retrasa 25 minutos para continuar con lo que estábamos haciendo, así que esta aplicación funciona con un método similar a la técnica Pomodoro, es decir, la división de tareas en intervalos de tiempos de concentración y de descanso.

Focus Booster

 

Noisli

Está comprobado que las melodías y los sonidos relajantes ayudan a mantener la concentración, por eso Noisli permite a los usuarios mezclar diferentes ritmos naturales que incluyen viento, lluvia, hogueras y hasta el ruido de una cafetería para crear combinaciones relajantes propias y personalizadas.

Noisli

 

Freedom

Como demuestran las dos aplicaciones anteriores, hay muchas maneras de concentrarse y poner toda nuestra atención en una tarea, pero en multitud de ocasiones son los mismos dispositivos que utilizamos para organizarnos los que nos distraen de nuestros quehaceres.

Freedom desactiva las aplicaciones señaladas por el usuario durante periodos de tiempo establecidos por él mismo con el objetivo de alcanzar más metas a lo largo del día. De esta manera, las redes sociales, las actualizaciones de noticias y las aplicaciones de mensajería dejarán de ser una distracción.

Freedom

 

Forest

Tal vez no lo sepas, pero concentrarse en el trabajo y finalizarlo sin distracciones puede ayudar a salvar el planeta. Forest está asociada con la organización Trees for the Future para colaborar en la plantación de árboles.

¿Cómo funciona la aplicación? Es tan sencillo como seleccionar el árbol que queremos plantar y mantener la app abierta mientras nos obligamos a concentrarnos. Así, la compañía planta una semilla real en un bosque y una virtual en la app. Si el usuario abandona la aplicación el árbol dejará de crecer, pero mientras esté concentrado en su tarea el árbol irá creciendo lentamente.

Forest

 

¿Qué te ha parecido nuestra selección de aplicaciones para organizarnos? Sabemos que la lista podría ser muy amplia… ¿Conoces alguna app que nos hayamos dejado en el tintero? ¡Te leemos en las redes sociales!

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