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Delegar tareas de forma efectiva en la empresa

Índice

Cada empresa debe encontrar una forma de organización personalizada en base a su actividad, pero esta organización depende de un liderazgo efectivo que comprenda la importancia de la delegación de las tareas.

¿Qué es delegar?

Para delegar correctamente hay que conceder autonomía y autoridad a otra persona, logrando con esto aumentar el grado de productividad tanto de la empresa como personal. Naturalmente, debemos contar con un grupo de trabajo compatible y eficiente que cumpla con los plazos establecidos por el líder, quien tendrá que saber cuándo y a quién delegará cada tarea.

Es importante que se entienda que delegar no es dejar que otros realicen las tareas sencillas para las que no se tiene tiempo, no es sólo conseguir más tiempo para otras labores, sino ayudar a los miembros del equipo a desarrollar un potencial que aumentará la eficiencia en su trabajo.

Contar con un buen líder que cumpla con su labor es sumamente importante, ya que reducirá la carga de trabajo y con ello mejorará el ambiente grupal. Desafortunadamente, encontrar un buen líder no es tarea fácil. En ocasiones estas personas no saben cómo delegar o dudan en el momento de hacerlo. Conoce las 6 características que debe tener un buen líder.

Beneficios de delegar tareas en la empresa

Los mayores logros empresariales se han logrado delegando el trabajo, ya que con ello se mejora la productividad al lograr:

  • Distintas formas de hacer las cosas. La confianza en el grupo permite descubrir nuevos métodos y vías más eficaces y así combinarlos con aquellos ya conocidos. Así se promueve la creación de una red de conocimientos beneficiosa para todos.
  • Atmósfera de confianza y seguridad. Confiar en nuestros subordinados para lograr los resultados genera un sentimiento de respeto y cercanía que desembocará en una mayor productividad y autonomía.
  • Seguridad para asumir nuevos retos. Al delegar funciones se dispone de más tiempo para poder centrarse en hacer frente a objetivos de mayor valor y avanzar tanto en la empresa como personalmente.
  • Continuidad ante alguna incidencia. Si se han delegado eficazmente las tareas, no habrá tareas en stand by en el caso de que un integrante del grupo se ausente por vacaciones, reuniones, etc.

Posibles consecuencias de no saber delegar

Ser responsable de una empresa es una tarea estresante, pero esto mejora si contamos con un grupo de confianza en el que poder apoyarnos. Por ello es vital saber delegar y poder despreocuparse de una parte del trabajo. Por desgracia, muchos empresarios son incapaces de tranquilizarse al compartir tareas y les genera aún más tensión. Esta incapacidad de saber delegar puede ocasionar problemas, tanto a nivel físico como psicológico.

Entre las consecuencias físicas podemos encontrar cansancio, fatiga, insomnio, tensión muscular, cefaleas, etc. Por otra parte, las consecuencias psicológicas más comunes son la ansiedad, frustración, irritabilidad y soledad, que podrían desencadenar una depresión, adicción a la cafeína, nicotina, alcohol… Todos estos síntomas están asociados al estrés crónico provocado por la sobrecarga de trabajo.

Debemos aceptar que, cuando una empresa crece, es necesario ampliar el grupo de trabajo a su vez y dejar atrás las creencias como “yo lo hago más rápido”, “con el tiempo que invierto en explicárselo a alguien, ya lo hago yo”, “no lo hacen como a mí me gusta, así que mejor ya lo hago yo” o “debo tener el control de todo, hay cosas que no se pueden delegar”. Es necesario enseñar y expresar cómo quieres que sea el resultado final.

Tareas que se pueden o no se pueden delegar

Para asegurarnos de obtener un buen resultado, es necesario conocer aquellas tareas que son más fáciles de delegar y aquellas de las que se debe ocupar el líder.

Actividades que se pueden delegar:

  • El trabajo rutinario y repetitivo.
  • Tareas específicas fuera del terreno de conocimiento en el cual el empleado entiende más que el líder.
  • Tareas que quieras que tu equipo aprenda.
  • Actividades rápidas.

Aquellas tareas que no se pueden delegar:

  • La decisión final sobre cuestiones estratégicas.
  • Tareas de especial importancia.
  • Casos inusuales y excepcionales.
  • Asuntos urgentes.

Es fundamental comprender que, aun habiendo delegado una tarea, la responsabilidad sigue siendo del líder. La responsabilidad no se delega, sólo se deja en manos de otra persona el desempeño del trabajo.

Proceso para delegar tareas de forma eficaz

Para mejorar la organización del trabajo es necesario seguir una serie de pasos.

  1. Definir bien los objetivos y mostrar un ejemplo del resultado que se espera de los trabajadores.
  2. Dedicar tiempo a la formación del grupo de trabajo.
  3. Tras enseñar a los trabajadores, se podrán delegar tareas y resolver las dudas que puedan surgir.
  4. Acordar las fechas de entrega.
  5. Hacer un balance de lo positivo y negativo del resultado final de cada trabajo, siempre haciendo críticas constructivas que permitan al trabajador mejorar determinados aspectos.
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