Las reuniones son necesarias, pero no siempre. Y a veces son necesarias, pero improductivas. Muchos profesionales y empresas afirman que se pierde mucho tiempo en reuniones infructuosas, pero… ¿Qué es lo que falla? ¿Cómo podemos cambiar eso?
Según un estudio de EAE Business School sobre la productividad del trabajo y la conciliación laboral, cada español trabaja una media de 1.695 horas cada año, pero su productividad por hora es del 31,5%.
A veces tener una reunión parece de vital importancia, pero la realidad es que sería posible prescindir de ella. Otras, aunque el asunto a tratar sea sustancial, no se llega a ninguna conclusión útil. Abusar del uso de este espacio de comunicación afecta directamente a la productividad laboral, y el tiempo invertido en una reunión sin resultados productivos es tiempo perdido. Esto es algo a tener en cuenta por todos, especialmente las startups, donde cada segundo cuenta.
Hemos creado una lista con las 8 claves principales a tener en cuenta para llevar a cabo reuniones útiles, productivas y rentables:
1. ¿Es necesaria la reunión?
Por aquí es por donde hay que empezar. No basta con proponer reunirse para tratar un asunto, hablar sobre un tema o ver cómo hacemos este proyecto.
La solución es escribir en detalle todos los temas a resolver en la reunión. Muchas veces nos daremos cuenta de que el encuentro no es tan necesario y tal vez sea suficiente con enviar un correo electrónico o incluso encontremos la propia solución por nosotros mismos. En caso de que tengamos que contactar con alguien, al no existir la necesidad de responder inmediatamente, la otra persona puede tomarse su tiempo para pensar y responder con una posible solución que evite la reunión y solucione la cuestión.
Si por otro lado nos damos cuenta de que efectivamente lo mejor es juntarse para aclarar ciertas cosas, posiblemente ya hayamos avanzado solo por haber profundizado en el tema y pensado en los detalles.
2. Planificar adecuadamente la reunión
Hay que plantear reuniones con objetivos concretos y una agenda establecida. Una vez tengamos la pauta a seguir durante el encuentro, priorizando y determinando cuánto tiempo se dedicará a cada tema, debemos asegurarnos de que la respetamos y cumplimos. Esto es algo fundamental para evitar desviarse de los temas que son importantes. Las reuniones deben ser algo más que un mero punto de encuentro al cual simplemente hay que ir.
3. Informar a los asistentes
Escribir los puntos a tratar a es tan importante como informar adecuadamente a las personas que asistirán al encuentro. ¿Por qué nos reunimos? ¿Qué queremos conseguir con ello? ¿Qué puedes aportar? De esta manera, cada individuo podrá preparar el material, las dudas o la información necesaria para poder aprovechar el tiempo al máximo.
4. ¿Dónde y cómo?
Muchas veces debemos reunirnos con personas con las que no compartimos lugar de trabajo. En algunas ocasiones es necesario encontrar la manera de juntarse en el mismo espacio, pero otras no es tan importante y el tiempo en cambiar de lugar es tiempo perdido.
Una alternativa clara a viajar de un lugar a otro es realizar videoconferencias, que permiten establecer contacto sin desplazarse innecesariamente y hoy en día existen numerosas herramientas al alcance de todos. Una forma rápida y sencilla de contactar con otros compañeros, profesionales o clientes.
5. La importancia de la puntualidad
Es imprescindible respetar los tiempos fijados para una reunión. Nadie quiere perder el tiempo ni que se lo hagan perder, así que asegurarse de llegar a tiempo evitará perjudicar al grupo y aglutinar grandes retrasos.
6. Fomentar la participación de todos
Es muy importante involucrar a cada uno de los participantes y dejar espacio para todas las opiniones. La persona que organiza o modera la reunión debe evitar que una sola persona acapare toda la conversación, así conseguiremos una comunicación fluida y mantendremos la atención y la participación de todos. Esta es la mejor manera de evitar distracciones y de asegurar avances.
7. Repaso de las conclusiones, espacio para preguntas y asignación de tareas
Al final de la reunión, lo ideal es hacer una recopilación de todos los puntos expuestos y las conclusiones a las que se han llegado, así como resolver las dudas que pueda haber. De ser necesario, es en este momento cuando deben asignarse las tareas a desarrollar por cada uno de los profesionales y equipos. De esta forma nos aseguramos de que todo el mundo tenga claro el resultado del encuentro, solucionamos las dudas y nos aseguramos de que el proyecto va por el buen camino.
8. Informe de reunión
Seleccionar a una persona que se encargue de resumir los temas tratados, las conclusiones y el listado de tareas acordadas, es necesario para garantizar su éxito y servirá como punto de partida para diseñar la agenda de la próxima reunión sobre el mismo proyecto.
¿Cómo son vuestras reuniones? ¿Tenéis algún truco para hacerlas más productivas?